Entrevistando o síndico profissional

reuniao Uma realidade cada vez mais presente em condomínios é o síndico profissional. Muitos condomínios, porém, têm dúvidas sobre como contratar o profissional com o perfil certo para o local, além de se certificar que o mesmo tem as habilidades necessárias para o cargo.

Como o síndico profissional será responsável civil e criminalmente pelo condomínio durante a sua gestão, é prudente se cercar de cuidados. E o primeiro deles são as indicações. A própria administradora pode indicar o currículo de alguns postulantes à vaga que julgue se encaixar no perfil do empreendimento. Outra opção são indicações de moradores, de condomínios vizinhos ou até em sites especializados, como o SíndicoNet (veja no final da matéria).

Depois disso, é praxe que alguns condôminos – que podem ser membros do conselho – entrevistem o interessado na vaga.

Antes da entrevista, vale a pena diminuir o número de entrevistados para quatro ou cinco, no máximo. As entrevistas podem ser marcadas uma seguida da outra, e podem durar de tinta minutos a uma hora. Geralmente, essa rodada de entrevistas é marcada em um (ou dois dias), pela noite, ou em um sábado, dependendo da disponibilidade de agendas dos participantes.

Análise de currículos

É importante notar, ao avaliar o currículo dos interessados, alguns pontos como:

O porte dos empreendimentos que atualmente ele administra – para ver se os mesmos se encaixam com a realidade do seu condomínio.
Saber se o profissional já está em alguma segunda ou terceira gestão também é um bom indicativo de que as coisas vão bem.
Cursos de capacitação realizados e se possui alguma especialidade em áreas como contabilidade, administração, engenharia, direito
Referências atuais e experiência profissional

Veja abaixo algumas perguntas a serem feitas no momento da entrevista, e o porquê de serem importantes:

Como você trabalha com o fundo de reservas?
É importante que ele saiba usar esse dinheiro de forma racional, que aquele montante não está ali esperando para ser gasto, e que só deve ser utilizado em um momento específico
Como você costuma efetuar os pagamentos do condomínio?
Se o condomínio quer mais segurança contra fraudes e desvios, o ideal é que o profissional não movimente sozinho a conta do condomínio, contando sempre com a anuência de um membro do conselho para isso
Quantas assembleias são feitas por ano?
O obrigatório é apenas uma por ano. Porém, especialistas apontam que o salutar seria uma assembleia a cada três ou quatro meses. Isso pode variar de acordo com o porte do condomínio.
Com que frequência fará visitas ao condomínio?
É importante que o profissional tenha estipulado uma frequência ou programação de visitas ao empreendimento. A agenda pode variar dependendo do porte do condomínio, mas é reciomendado que pelo menos uma ou vezes por semana seja feita uma visita.

Isso é importante para o acompanhamento ‘in loco’ de tudo que ocorre no condomínio, como: gestão dos funcionários, manutenção, checagem do livro de ocorrências, vistorias nas áreas comuns e possíveis contatos com o corpo diretivo ou condôminos.

Alguns profissionais preferem estipular uma frequência, mas sem um dia ou horário específico. Esta prática pode ser válida, pois tem o intuito de evitar que os funcionários ‘arrumem a casa’ para o momento da visita, escondendo assim possíveis vícios e imperfeições no funcionamento do local.
Quandos condomínios você administra e qual o seu limite?
Não é interessante que o síndico profissional tenha muitos condomínios administrados em sua carteira, sob o risco de não conseguir prestar um bom serviço. Caso possua mais do que 6 ou 7 condomínios administrados, deve comprovar como consegue dar conta do atendimento, e que possui estrutura para isso.
Como é feita a prestação de contas?
Por lei, a mesma deve ocorrer uma vez ao ano. Como se trata de um profissional, o ideal é uma prestação de contas mensal. Aqui, conta pontos se a prestação de contas for feita de maneira o mais transparente possível, com uso de gráficos.
Quantas horas por semana você irá dispor para o condomínio? Como podemos nos comunicar com você?
Dessa forma, fica clara a disponibilidade do profissional. Ele deve oferecer o telefone celular e um e-mail para os moradores. Além disso, deve estar aberto a novas tecnologias, como o uso de um site específico do condomínio para organizar a comunicação
Como você se organiza para manter atualizada a inspeção predial?
Saber da importância da manutenção preventiva é um ótimo indicativo de que o profissional cuidará bem da parte física do condomínio. Aqui, ele deve deixar claro que irá acompanhar de perto o trabalho do zelador, além de instruí-lo no que for necessário
Você trabalha com qualquer fornecedor?
É importante debater essa questão, pois alguns profissionais já chegam ao condomínio com um “time” de parceiros e se recusam a trabalhar com outras empresas, o que não é saudável e não combina com uma gestão transparente
Como é o seu relacionamento com a administradora?
Aqui o interessado deve ter uma postura de parceria com a administradora, e não de funcionário. Afinal, os condôminos podem querer mudar de fornecedor e manter o síndico profissional.
Como é feito o atendimento aos moradores?
É bom que haja pelo menos um ou dois dias por mês de plantão com o síndico no condomínio, para que os moradores possam interagir e conversar com ele. Há casos em que o atendimento é semanal, mas isso depende do porte do condomínio.
Perguntas estratégicas:
É importante também usar situações do dia a dia do condomínio como perguntas, para avaliar o jogo de cintura e a capacidade de conciliação do profissional. Questionar sobre barulhos frequentes, problemas com animais de estimação e vagas de garagem sempre dão uma pista de como é o estilo de gestão do profissional.

Após a sequência de perguntas, esse é o momento de tratar sobre os honorários. Assim, quando um ou dois forem escolhidos para irem à assembleia serem referendados como síndicos, a massa condominial já terá de antemão essa informação.